Veel bedrijven denken dat het gebruik van Cognos (of een ander rapportagetool) of het hebben van een BICC en een data warehouse gelijk staat aan het toepassen van business intelligence. Business intelligence is echter geen tool, database of afdeling. Business intelligence is een bedrijfscultuur; waarin de attitude om zichzelf en dus ook de organisatie steeds te willen verbeteren, centraal staat.

Bij veel bedrijven wordt de vraag “wat doen jullie op het gebied van BI?” beantwoord met “We hebben Cognos!”. Alsof dit het wondermiddel is waarmee BI de beloften inlost van “betere informatie ten behoeve van het maken van beslissingen”. Het lijkt er meer op dat de rapportagetools worden ingezet om de gegevens uit de bronsystemen weer te geven op een gebruikersvriendelijke manier, ter vervanging van de rapportages die in vroeger dagen gewoon werden geprogrammeerd tijdens de ontwikkeling van het bronsysteem. Het rapportagetool zorgt hiermee voor een kortere doorlooptijd van projecten en daarmee is natuurlijk niets mis. Maar om nu te zeggen dat dit ook maar iets bijdraagt tot het functioneren van business intelligence binnen een organisatie, dat gaat echt te ver. Er moet echt meer gebeuren dan het gebruiken van een eenvoudig rapportagetool om de voordelen van business intelligence te ervaren.
Business intelligence betekent dat kennis van de business wordt gebruikt om de organisatie die zich met de business bezighoudt beter te laten functioneren. Beter betekent efficiënter, innovatiever, kwalitatiever, kwantitatiever of welke andere doelstelling het bedrijf zich ook maar stelt. Kennis van de business betekent niet alleen kennis van de interne organisatie maar ook van de omgeving.
Zoals in de inleiding is aangegeven is business intelligence een bedrijfscultuur. De sfeer binnen het bedrijf moet “verbeteren” uitstralen. Dit  wordt echt niet bereikt door het ter beschikking stellen van een data warehouse of van een of ander rapportage- en analysetool. Hiervoor zal een cultuurveranderingsproces in gang moeten worden gezet dat iedereen in het bedrijf bewust maakt van de nieuwe manier van werken. Dit is niet een proces dat van het ene op het andere moment is voltooid. Dit proces heeft vaak een jaar of meer nodig om vruchten af te werpen.
In de tussentijd hoeven we niet een afwachtende houding aan te nemen. Er zijn altijd een aantal verlichte geesten in het bedrijf die de “ik wil mezelf en de omgeving verbeteren”-mentaliteit al in zich hebben en die medewerkers komen goed van pas om de hulpmiddelen die we maken in de organisatie te promoten. Hulpmiddelen die hard nodig zijn naarmate BI meer in de genen wordt opgenomen!

In zijn column van 8 januari in Vrij Nederland onderbouwt Frank Kalshoven de stelling dat dit decennium veel beter gaat worden dan het vorige. Het vorige decennium – door Time Magazine als “Decade from Hell” getypeerd, kenmerkte zich door oorlogen, recessies, natuurrampen, terroristische aanslagen en klimaatpaniek.

Er was een crisis voor nodig om grote IT dienstverleners te leren begrijpen wat business value is.

Kalshoven komt met twee “wetenschappelijke” elementen die moeten aantonen dat het huidige decennium beter gaat worden dan het vorige. Het eerste element is van psychologisch-statistische aard. Het komt er in het kort op neer dat er eigenlijk niet veel nodig is voor een beter decennium, daarvoor was het vorige slecht genoeg. Er is ruim voldoende ruimte voor verbetering.

Het tweede element is van veranderkundige aard. Dit element gaat ervan uit dat er een forse crisis voor nodig is om ruimte te creëren voor echte verandering. “Gelukkig” sloten we het vorige decennium af met de ernstigste crisis sinds de jaren 30 van de vorige eeuw. Daardoor ontstond aan allerlei kanten (economisch, financieel, politiek, etc.) ruimte om zaken écht anders aan te pakken. Kalshoven gebruikt interessante voorbeelden uit het verleden om zijn stelling te onderbouwen. Feit is dat we ook dichter bij huis voorbeelden genoeg vinden.

Als sinds 2005 praten analisten over het belang van het opheffen van het technisch onderscheid tussen data en content. Vanuit business perspectief (het enige relevante perspectief) is alleen informatie van belang, informatie voor de juiste beslissingen op het juiste moment. Zij noemden dit Enterprise Information Management; EIM in het kort. Probleem was alleen dat zowel het Business Intelligence (BI) vakgebied als het Enterprise Content Management (ECM) vakgebied – beide groot geworden in het vorige decennium – prima zaken deden. Leveranciers van diensten op beide gebieden zagen geen enkele aanleiding al succesvolle competenties samen te voegen tot een EIM competentie.

Sinds eind vorig jaar zien we ineens de grote system integrators over elkaar tuimelen bij het met veel kabaal aankondigen van hun EIM dienstverlening. Dit vakgebied, dat het rendement van informatie centraal zet en waar BI en ECM onderliggende oplossingen van kunnen zijn, wordt door velen gezien als pad waarlangs de weg naar boven te vinden is. Hierbij volgen ze het voorbeeld van de early EIM adopters die de crisis wel sterk doorstonden.

In 2008 heb ik met analisten van Gartner mogen spreken over het uitblijven van de door hen aangekondigde EIM beweging. Zij hoopten op 2009. Uiteindelijk lijkt er een zware crisis voor nodig geweest te zijn om ook de grote softwarehuizen te laten inzien dat ze alleen bestaansrecht hebben als ze daadwerkelijk bijdragen aan het rendement van hun opdrachtgevers. En met de sterke opkomst van informatiewerkers, social networks, en kennisverspreiding is informatie een productiefactor geworden die in toenemende mate het verschil zal gaan bepalen.

Opslaan was duur

Het is iets meer dan 20 jaar geleden. Ik zat op de middelbare school en wij kregen daar de beschikking over de eerste computers die de school kon inzetten voor haar leerlingen. De computers die wij gebruikten waren voorlopers van de PC, en data opslaan konden ze op een cassettebandje. Als je dat bandje voor de grap in een cassetterecorder stopte en afspeelde, hoorde je minutenlang geknetter en gepruttel, leuk.

Het opslaan van data op een bandje ging langzaam en het ging soms fout. Ook het weer opvragen van data van dat bandje ging langzaam. We hadden één computer dat een razendsnel opslagsysteem had: een Floppy Disk Drive. Ongelooflijk hoe je grote hoeveelheden data (voor die tijd dan!) snel en foutloos kon schrijven en lezen op die dunne schijfjes. Omdat deze opslagcapaciteit enorm duur was, waren de eerder genoemde computers bij mij op school gekoppeld in een netwerkje dat het mogelijk maakte de Floppy Disk Drive te delen.

Opslaan is nu gratis

Hoe anders is het nu. Als je een mailbox bij Gmail opent, krijg je er 2 Gb opslagcapaciteit bij, helemaal gratis. In een “gewone” laptop zit tegenwoordig een Harddisk met een capaciteit van enkele Terabyte. In die mailbox van Gmail past ongeveer 4.000 maal zoveel data als ik vroeger op de floppy op school kwijt kon. En bij die lap-top is het nog veel extremer: meer dan een miljoen maal de opslagcapaciteit die ik op de middelbare school over dat netwerkje met al mijn mede-scholieren moest delen. En dat tegen een fractie van de kosten. Helemaal gratis is het nog niet altijd, maar het komt er  wel erg dicht bij in de buurt!

Wat gebeurt er als mensen iets gratis kunnen gebruiken? Ze gaan het gebruiken. En dat gebeurt ook met opslagcapaciteit. Bestanden worden te pas en te onpas gekopieerd en opgeslagen. Twittertjes, emailtjes, documenten, presentaties, foto’s, video’s en hele speelfilms. Ze schieten over en weer in ons digitale universum, en slokken onvoorstelbare hoeveelheden opslagcapaciteit op. En ach, wat maakt het uit, het is toch gratis, of allee, bijna dan!

Zoeken en vinden

Is het zomaar opslaan van alles en het nooit meer weggooien van iets echt gratis? Vanuit het perspectief van de kosten van de opslagcapaciteit eigenlijk wel. Die zijn zo klein, verwaarloos ze gerust. Maar vanuit het perspectief van de vindbaarheid van gegevens niet.

We hebben inmiddels zoveel in ons digitale universum opgeslagen, dat het een hele kunst is geworden het relevante er uit te vissen. Kosten in termen van schijfruimte: nee. Kosten in termen van productiviteitsverlies en kwaliteitsverlies: ja. We raken immers veel tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste informatie. En het herschrijven van het niet gevonden document (dat er overigens wel degelijk is, hoor) kost ook echt wel tijd en dus geld.  Ook optredend kwaliteitsverlies, denk hierbij bijvoorbeeld aan het nemen van besluiten zonder dat  alle relevante informatie gevonden kon worden, maakt duidelijk  dat wel opslaan en niet weggooien niet gratis is. Sterker nog: eigenlijk heel duur is.

Rendement op Informatie

Het succes van Google illustreert bovenstaande. Zoeken staat gelijk aan tijd- en dus geldverlies. Google helpt bij het bewegen van zoeken naar vinden. Weinig tijd kwijt zijn om dat contract terug te vinden. Vlot een nieuwe notitie maken omdat je die andere over dit onderwerp zo boven tafel had. En je besluit nemen op basis van vollediger informatie.

Eigenlijk faciliteert Google met het vinden van de relevante informatie het verhogen van het rendement op die Informatie. Want of die informatie er nog is, is geen vraag. Opslagcapaciteit is vrijwel gratis en dus gooien we nooit meer iets digitaals weg. Maar of we onszelf toegang tot die informatie kunnen verschaffen, en tegen welke kosten in termen van zoektijd, dat is wel de vraag.

Informatie die er wel is, maar die we niet kunnen vinden, is waardeloos. Het verhogen van het Rendement op Informatie (ROI) is juist heel waardevol. Zo waardevol, dat Google met haar zoek- en vindoplossingen inmiddels tot de grootste ondernemingen op onze planeet behoort.

Hoe lang kunt u het zich nog veroorloven om u niet te bekommeren om het rendement dat u maakt op uw informatie?

Op de vraag wat de meest gebruikte BI tool is, volgt meestal als antwoord “Excel”. De logische volgende vraag, wat de meest verfoeide BI tool is, krijgt vaak eenzelfde antwoord. Waarom is Excel zo geliefd en gehaat. Laten we eerst eens kijken naar de liefde voor Excel. Veel kennis is beschikbaar over Excel, nadat reeds jaren geleden Lotus 123 (wie kent het nog) zo succesvol de markt uit werd gedrukt. Geen enkele concurrent is erin geslaagd Excel maar te benaderen, zelfs Google slaagt er niet in, ondanks het interessante partnermodel, waarin organisaties als Panorama software leuke widgets beschikbaar stellen.

De haat van Excel wordt gevoed door de “single version of the truth” wens. De vele spaghetti spreadmarts, die de hele organisatie doorreizen met allerlei cijfertjes en ingewikkelde formules, worden door de controllers en BI analisten verfoeid, omdat ze onrust zaaien. Onrust, omdat er veel kennis inzit, die via allerlei ingewikkelde formules en links ingewikkeld worden gemaakt.

Waar ligt het grote dilemma. Het BI compentence center (BICC) is niet voldoende toegerust om de vraag van de business te beantwoorden. Daarom zijn allerlei vooruitgeschoven  BI pionnen (controllers, business analisten, marketingmanagers) zelf met Excel (en ook vaak met Access) aan de slag gegaan om hun informatievoorziening te regelen. Dit op basis van reguliere dumps van bronsystemen of zelfs van het datawarehouse.

Wat kan een BICC hieraan doen. Excel bannen ? Ik voorspel een spoedig einde voor de BICC manager, omdat hij simpelweg de resources niet heeft om de vragen van de business te beantwoorden. Een betere strategie is om Excel te omarmen, en in een ‘secure’ omgeving beschikbaar te stellen. Een alternatief dat ik onlangs bij een relatie tegenkwam was de inzet van Access, waarbij via Linked tables een rechtstreekse connectie op het datawarehouse gerealiseerd was. Een select groepje keyusers kon met deze Access link het datawarehouse vrijelijk benaderen. Optimale productiviteit, en ontlasting van het BICC.

Microsoft zet zwaar in op Excel, getuige de lancering van een nieuwe versie (2010) van Office/Excel en de ontwikkeling van Powerpivot (Excel met in-memory OLAP), waarmee de keysusers nog beter uitgerust worden om ad-hoc vragen te beantwoorden.

Mijn advies aan de BICC manager zou zijn om deze technologie te omarmen, en het groepje keyusers dat heeft bewezen de business, processen en datawarehouse concepten te snappen, hiermee uit te rusten, zodat zij zelf ad-hoc analyses kunnen maken. De taak van het BICC zal zijn om deze ontwikkelingen (en vooral het gebruik) te monitoren, en op het moment dat er een succesvolle ad-hoc oplossing is gerealiseerd deze te ‘promoveren’ tot een standaard oplossing in de BICC-catalogus.

Verdiep je tijdens de komende 1,5 rustige week eens in Office 2010 door dit gratis e-book te downloaden: http://blogs.msdn.com/microsoft_press/archive/2009/12/09/free-e-book-first-look-microsoft-office-2010.aspx. Inspiratie verzekerd.

De Pentaho suite bestaat uit een verzameling losse open source business intelligence componenten. Denk hierbij aan componenten voor ETL en data integratie, OLAP toepassing en rapportage ontwikkeling. Het boek “Pentaho Reporting 3.5 voor Java Developers” biedt een handleiding om uw bedrijfsrapport van scratch af aan op te bouwen. Daarbij is het primair geschreven voor java ontwikkelaars die rapportages willen laten aansluiten in een bestaande omgeving. Er is vanuit een technisch oogpunt geschreven. Mede daarom zal men uitspraken over de noodzaak van rapportages binnen een organisatie niet aantreffen in dit boek. Maar niet alleen Java ontwikkelaars worden hier aangesproken. Ook informatie specialisten die Pentaho reporting willen implementeren in hun omgeving en willen leren over de uitgebreide functionaliteiten van deze tool kunnen in het boek goede ondersteuning vinden.

“Pentaho Reporting 3.5 voor Java Developers” start met een aantal voorbeelden om u vertrouwd te laten raken aan de tool en technologie van de Pentaho reporting suite. Vervolgens beschrijft het geavanceerde onderwerpen als grafieken, subrapportages, kruistabellen, parameters en de rendering van output formaten. Onderwerpen als het bouwen van interactieve swing en HTML rapportages en de mogelijkheid van het programmatisch ontwikkelen van een Pentaho rapport met XML en java API’s zijn geschreven voor de java ontwikkelaars. Het boek bracht mij persoonlijk een gewenste aanvulling op mijn bestaande kennis omtrent de geavanceerde mogelijkheden binnen Pentaho reporting.

Lees hier het hoofdstuk “Including Charts and Graphics in Reports” uit het boek Pentaho Reporting 3.5 voor Java Developers.

Met de opkomst van sociale media zoals LinkedIn, Hyves, Facebook en Twitter is het interessant voor organisaties om in te gaten te houden welke content er te vinden is op deze sociale media.

Dit is vanuit enkele perspectieven interessant:

• wat doen medewerkers op sociale media
• wat wordt er gezegd over mijn product/organisatie/markt

Kortom, het draait hier om de reputatie van de organisatie, producten en medewerkers. Marketeers zullen geinteresseerd zijn in deze informatie, in eerste instantie bijvoorbeeld in het aantal voorkomens en trends daarin.
Voor de eerste registratie – de aantallen – kan op realatief eenvoudige manier in de BI omgeving een proces ingericht worden waarmee de gevraagde informatie opgeleverd wordt.

We kunnen beginnen bij Google en Twitter, aangezien deze 2 sites al interessante resultaten zullen opleveren:

• met behulp van Google Alerts kan een zoekterm ingegeven worden, deze kan via mail of rss op verschillende tijdstippen (of op het moment van een ‘hit’ ) beschikbaar worden gesteld
• via de Twitter Search functie kan een zoekterm ook als rss feed aangeleverd worden

Sla de data uit deze RSS feeds, gekoppeld aan een timestamp, op in een database (operational datastore, datawarehouse), en de basisvoorziening voor een social media monitoring oplossing is aangelegd. Welke technologie kan hiervoor ingezet worden: Microsoft SQL Server, Integration Services, RSS, Reporting Services.

Deze oplossing kan natuurlijk op allerlei manieren uitgebreid worden, hierbij kan gedacht worden aan textmining om zodoende het sentiment (positief, negatief) te kunnen bepalen. Hiermee kan de stap van monitoring naar social media mining gemaakt worden, en kunnen er meerdere conclusies aan verbonden worden, en dus nog concreter op gereageerd worden.

Maar laten we simpel beginnen door allereerst de registratiefunctie op te tuigen. De resultaten zullen verrassend zijn.