Afgelopen week las ik een recent artikel van Gartner over Business Process Management (BPM). Hierin wordt de volgende definitie van BPM gegeven: “A discipline focused on continuous improvement and transformation of end-to-end cross-functional business processes”. Dit illustreert de visie van velen op BPM als een integratie concept waarbij (automatisch) IT een grote rol speelt. Het is echter een misvatting dat BPM niet zou kunnen helpen bij het op orde krijgen van de organisatorische en informatie huishouding op welke schaal dan ook zonder hierbij gelijk over verregaande integratie te praten.
In de afgelopen jaren, heb ik me vanuit mijn rol als consultant, vaak afgevraagd hoe een organisatie vanuit het informatie management perspectief de uitdaging moet aangaan om de strategie, de architectuur en de uitvoering van business en IT beter op elkaar af te stemmen. Uitdaging hierbij is om de informatie architectuur zo optimaal mogelijk in te richten. Mijn stelling is dat de handvatten die het BPM concept biedt hierbij goed te gebruiken zijn.
Bij veel klanten is het gebruik van raamwerken, zoals het 9 vlaks model, een goed middel om deze uitdaging op de kaart te zetten en bespreekbaar te maken, maar levert geen handvatten op om hier structureel aan te werken. Het uitvoeren van een volwassenheidsscan op het gebied van enterprise information management is naar mijn mening een goede eerste stap om te zetten, zodat op basis van bedrijfsstrategie de huidige situatie en gewenste situatie duidelijk wordt. Ook wordt duidelijk welke problemen er op het gebied van beschikbaarheid, toegankelijkheid, interpretatie en relevantie van informatie. Een ander groot voordeel van een dergelijke scan is het expliciet maken van de bedrijfsdoestellingen.
Echter, vervolgens loopt men tegen veel van de oorspronkelijke problemen op. Het is inmiddels wel duidelijk welke problemen en doelstellingen er zijn op het gebied van informatie management. Maar bij het uitvoeren van individuele verander projecten blijft het afstemmen van business en ICT een uitdaging. Dit komt naar mijn mening vaak door een beperkt begrip van de bedrijfsprocessen. Maar al te vaak zorgen requirements van nieuwe of aan te passen ICT systemen voor een gewijzigd bedrijfsproces (bijvoorbeeld om een productiecyclus te verkorten). Zonder dat het huidige en toekomstige bedrijfsproces expliciet gemaakt worden. Dit heeft uiteindelijk grote (negatieve) gevolgen voor het niveau van de informatievoorziening. In de praktijk heb ik vaak gezien dat zonder optimaal communiceerbaar ontwerp van de toekomstige processen en de organisatorische inrichting, de informatievoorziening wordt gebaseerd op requirements van stakeholders die in een huidige proces denken of enkel voor hun eigen activiteit de wijziging voor ogen hebben en niet het geheel zien. Ook is het moeilijk zonder transparantere processen om de mate van integratie verder te verhogen en het aantal informatie silo’s verkleinen.
Vaak zie ik dat het selecteren van de essentiële bedrijfsprocessen als lastig word ervaren. Omdat bij het uitvoeren van een volwassenheidsscan, als eerste stap, al een opzet is gemaakt van de bedrijfsdoelstellingen, welke zijn gerelateerd aan informatie domeinen binnen de organisatie, kan een selectie van de essentiële bedrijfsprocessen gemaakt worden. Deze bedrijfsprocessen kunnen vervolgens geanalyseerd worden. Dit heeft in de praktijk al een hoop opgeleverd. De behaalde transparantie zorgt voor een helder inzicht in de context van informatie, het gebruik, en verwerken ervan. Dit inzicht geeft vervolgens meer focus op de toekomstige processen en de uiteindelijke inrichting van de informatie en IT architecturen.
Ook helpt dit om focus te houden op een business case bij het doen van concessies tijdens de implementatie van ondersteunende ICT, in plaats van enkel de kosten van ICT doorslaggevend te laten zijn. Dit is in mijn ervaring een veel voorkomend probleem. Tevens wordt, door SMART gedefinieerde doelen te stellen, vroegtijdig duidelijk welke informatie er nodig is voor management rapportages en dashboards. Dit helpt bij het maken architectuur keuzes (e.g. workflow management).
De grote uitdaging na deze eerste iteratie die ik zie, is dat de organisatie niet in staat is om dit tot een continue proces maken. Als structureel de informatie domeinen worden geëvalueerd kunnen de respectievelijke essentiële processen verder worden verbeterd en ondersteund door ICT. Wat lijkt te helpen is door organisatorische en ICT vraagstukken structureel te benaderen vanuit de processen. Hiermee wordt langzaam een procesoriëntatie door de betrokkenen gedragen. Dit moet naar mijn mening nog wel resulteren in het inrichten van inrichten van een BPM organisatie en optimale implementatie van o.a. proces eigenaren. Maar als de organisatie hierin slaagt, ontstaat er een situatie waarin continue de bedrijfsprocessen, mensen en techniek tegen het licht gehouden worden en worden afgestemd.
Kortom, BPM kan goed ingezet worden door allerlei organisaties om het Enterprise Informatie Management op orde te brengen en het is een gemiste kans als het aan de kant wordt geschoven als een zoveelste hype, ICT oplossing of concept dat niet zou passen bij een organisatie.
