Op de vraag wat de meest gebruikte BI tool is, volgt meestal als antwoord “Excel”. De logische volgende vraag, wat de meest verfoeide BI tool is, krijgt vaak eenzelfde antwoord. Waarom is Excel zo geliefd en gehaat. Laten we eerst eens kijken naar de liefde voor Excel. Veel kennis is beschikbaar over Excel, nadat reeds jaren geleden Lotus 123 (wie kent het nog) zo succesvol de markt uit werd gedrukt. Geen enkele concurrent is erin geslaagd Excel maar te benaderen, zelfs Google slaagt er niet in, ondanks het interessante partnermodel, waarin organisaties als Panorama software leuke widgets beschikbaar stellen.
De haat van Excel wordt gevoed door de “single version of the truth” wens. De vele spaghetti spreadmarts, die de hele organisatie doorreizen met allerlei cijfertjes en ingewikkelde formules, worden door de controllers en BI analisten verfoeid, omdat ze onrust zaaien. Onrust, omdat er veel kennis inzit, die via allerlei ingewikkelde formules en links ingewikkeld worden gemaakt.
Waar ligt het grote dilemma. Het BI compentence center (BICC) is niet voldoende toegerust om de vraag van de business te beantwoorden. Daarom zijn allerlei vooruitgeschoven BI pionnen (controllers, business analisten, marketingmanagers) zelf met Excel (en ook vaak met Access) aan de slag gegaan om hun informatievoorziening te regelen. Dit op basis van reguliere dumps van bronsystemen of zelfs van het datawarehouse.
Wat kan een BICC hieraan doen. Excel bannen ? Ik voorspel een spoedig einde voor de BICC manager, omdat hij simpelweg de resources niet heeft om de vragen van de business te beantwoorden. Een betere strategie is om Excel te omarmen, en in een ‘secure’ omgeving beschikbaar te stellen. Een alternatief dat ik onlangs bij een relatie tegenkwam was de inzet van Access, waarbij via Linked tables een rechtstreekse connectie op het datawarehouse gerealiseerd was. Een select groepje keyusers kon met deze Access link het datawarehouse vrijelijk benaderen. Optimale productiviteit, en ontlasting van het BICC.
Microsoft zet zwaar in op Excel, getuige de lancering van een nieuwe versie (2010) van Office/Excel en de ontwikkeling van Powerpivot (Excel met in-memory OLAP), waarmee de keysusers nog beter uitgerust worden om ad-hoc vragen te beantwoorden.
Mijn advies aan de BICC manager zou zijn om deze technologie te omarmen, en het groepje keyusers dat heeft bewezen de business, processen en datawarehouse concepten te snappen, hiermee uit te rusten, zodat zij zelf ad-hoc analyses kunnen maken. De taak van het BICC zal zijn om deze ontwikkelingen (en vooral het gebruik) te monitoren, en op het moment dat er een succesvolle ad-hoc oplossing is gerealiseerd deze te ‘promoveren’ tot een standaard oplossing in de BICC-catalogus.
Verdiep je tijdens de komende 1,5 rustige week eens in Office 2010 door dit gratis e-book te downloaden: http://blogs.msdn.com/microsoft_press/archive/2009/12/09/free-e-book-first-look-microsoft-office-2010.aspx. Inspiratie verzekerd.
